「仕事の速い人」はどうして仕事が速いのか、
「仕事の速い人のシンプルな3つの工夫」をご紹介します。
目次
整理整頓している
「仕事の速い人」は「整理整頓」しています。
「仕事の速い人」は無駄に時間を消費しません。
常に整理整頓し、ほしい情報がすぐ取り出せる様にしています。
また、整理整頓はデスク回りや引き出しの整理だけではありません。
- フォルダ名、ファイル名をルール化＆統一化
- メール件名のルール化＆統一化
- 便利サイト＆よく使うサイトをブックマーク
- 社内サーバー＆クラウドのアドレスをブックマーク
- デスクトップにファイルを貯めない
- よく使う単語を辞書登録
- etc
など、「情報の整理整頓」をしています。
整理整頓していないと「情報を探す無駄な時間」が発生します。
情報を探した結果、ほしい情報にたどり着けず、一から作業をする場合もあるでしょう。
「仕事の速い人」は情報を整理整頓している為、
仕事が発生したらすぐに、
- 処理に必要な情報があるフォルダにアクセス（ショートカットから即アクセス）
- 必要なファイルを取り出し
- ファイルを編集（辞書登録で楽々）
- ファイル名を編集（ルール化に沿ってファイル名を入力するので分かり易い）
- 過去メールをコピーして新規メールを作成（ルール化している為、過去メールをすぐに呼び出してコピー）
- 新規メールの必要箇所を編集（辞書登録で楽々）
- メールで資料送付＆完了
と、自分の整理した情報とルールに従って処理する為、
時間をロスせず、最短で処理を進めます。
テンプレート化している
「仕事の速い人」は「テンプレート化」しています。
仕事は同じことを繰り返すことが多くあります。
毎日、毎週、毎月繰り返す仕事は、テンプレートを作成して、
次回からは最小の入力作業、編集作業で済ませられる様に準備しています。
「テンプレート化」には様々なものがあります。
例えば、
- 申請ファイル
- 送付状
- 議事録
- 日報などのメール本文
のテンプレート化は当然です。
広義では、
- よく使う単語を辞書登録
- よく使う取引先宛の配送伝票（印字済み）の準備
※日本通運、佐川急便などに依頼すれば、宛名や住所を印字した伝票を用意してくれます。
など、自分で行う作業を最小限にする工夫をしています。
テンプレート化を行わない場合、
本来やらなくていい仕事を、毎回一から繰り返します。
完了地点から考える
「仕事の速い人」は「完了地点から考える」ことをしています。
仕事に取り掛かる前に、
「完了地点までの必要な処理の把握」
を行っています。
「完了地点までの必要な処理の把握」をすることで、
-
- 納期が間に合うかどうか（対応できるかどうかを相手に回答してギリギリの仕事をしない）
- 誰かに依頼する必要があるかどうか（先に誰かに依頼することでタイムロスを抑える）
をすぐに判断し、優先順位を付けて対応する為、
タイムロスや納期ギリギリなど、
他部署に迷惑を掛けたり、品質を下げることもありません。
完了地点を考えないで仕事に取り掛かる場合、
納期に間に合うかどうかや誰かに依頼する必要があるかどうかなど、
行き当たりばったりになってしまいます。
「仕事の速い人のシンプルな3つの工夫」は、
- 整理整頓している
- テンプレート化している
- 完了地点から考える
をすることで実践できるでしょう。
